公司质量管理记录控制程序
1.0 目的
通过对记录的控制,达到记录的规范化管理,保证公司质量管理体系的有效运行,并为实现可追溯性提供依据。
2.0 范围
2.1 本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法,确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。
2.2 本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。
3.0 职责
3.1 全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门,负责监督、检查记录的管理情况。
3.2 全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置,并提供查阅,负责对各部门的记录管理提供指导。
3.3 全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。
3.4 各部门对应归档的记录,及时送档案室归档,对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。
4.0 工作内容
4.1 质量记录的编号质量记录采用统一编号,用qr(即英文quantity record的简称)表示,编号方式为:qr-*.*.*-**-** 序号相应的程序文件质量记录的英文缩写
4.2 质量记录格式的编制
4.2.1 空白记录表格属"文件",应按《文件控制程序》进行管理。
4.2.2 原始表格由各使用部门自行编制,表格要简单实用,可操作性强。表格编制完后经部门主管审核,由全面质量管理办公室进行统一整理、审批,最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后,全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。
4.2.3 全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格,作为复印的母本。
4.3 记录的填写
4.3.1 记录要用碳素笔或钢笔填写,主要要求:
4.3.1.1 及时;
4.3.1.2 内容真实、完整、准确;
4.3.1.3 字迹清楚、格式规范;
4.3.1.4 标识明确;
4.3.1.5 用词规范。
4.3.2 记录表中应确定计量单位:
4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时,应在表的边框线外,右上角处标明单位;
4.3.2.2 计量单位应使用法定计量单位。
4.3.3 记录的可追溯性要求:
4.3.3.1 填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);
4.3.3.2 确保记录名称的完整准确;
4.3.3.3 必要时加上编号等。
4.3.4 编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责,防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即mis系统) 中产生的记录也应符合本条款要求。
4.3.5记录一旦确认,不得更改,当出现笔误时,应用“-”划断,在旁边写上正确的数据或文字,关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。
4.4 记录的归档
4.4.1 全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理,各部门应明确记录的贮存、保护责任人。
4.4.2 各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印者要经相应部门负责人批准。
4.4.3 检索:记录必须按编号规则进行标号,以便于检索。
4.4.4 收集:各单位、各部门必须及时收集日常所产生的记录,确保记录不丢失和不受损坏。
4.4.5 编目:按记录的类别和时间顺序排列,装订成册,加上标有记录名称、起止时间的封面。
4.4.6 保管:对储存期内的记录必须妥善保管, 要有适宜的保管环境,并做好防雨、防晒、防鼠、防虫蛀、防火、防盗等工作。
4.5 记录的保存期限质量记录保存期一般为三年,需要再延长保管时间,在文件中做出规定或由管理评审做出决定。
4.6 质量记录格式的变更
4.6.1 各部门根据实际工作需求可提出变更(含增、减或修改)质量记录格式(版本)的申请,填写《文件更改通知单》,由各部门主管审核后,经管理者代表批准后正式变更。
4.6.2 质量记录的变更经批准后,由全面质量管理办公室进行质量记录的编号、升版,并发放至相关部门。
4.6.3 对于失效或作废的质量记录版本,应由全面质量管理办公室在新版发放后,由各部门组织销毁,以保持质量记录版本的有效性。
4.7 记录的销毁
4.7.1 各部门每年应对其保管的记录至少进行一次检查,对超过保存期的记录做出继续保存或销毁的鉴定。
4.7.1.1 需要继续保存的记录予以说明,并做好记录;
4.7.1.2 确定销毁的记录由其管理人员填写《记录销毁申请单》,经部门负责人批准后进行销毁。
5.0 相关文件
5.1《文件控制程序》(qp-4.2.3-01)
6.0 表格及记录6.1《记录表格清单》(qr-4.2.4-01-01)
6.2《记录销毁申请单》(qr-4.2.4-01-02)
6.3《文件更改通知单》(qr-4.2.3-01-02)
篇2：质量管理体系现场审核记录填写要求
质量管理体系现场审核记录填写要求
质量管理体系现场审核记录中应描述从4.1到8.5.3的全部条款，当组织对某一条款删减时，在现场审核记录中应标出条款删减的编号并说明原因，不能漏审条款。现场审核记录所填写的内容包括：现场审核到的符合和不符合质量管理体系要求的客观事实，能够为认证机构评价组织质量体系运行的有效性提供证据，具体要求如下：
4.1质量体系总要求
简要介绍组织按标准要求建立了文件化的质量体系，体系中所确定的过程及内审、管理评审、持续改进实施的符合性。该条款也可以在各条款审完之后综合描述。
4.2.1文件要求总则
质量体系文件层次，质量手册，质量程序文件数量，作业文件数量，质量记录数量。
4.2.2质量手册
简要介绍质量手册中对有关条款的删减及其符合性，过程描述的符合性，是否引用程序文件。
4.2.3文件控制
审核到的“文件控制程序”及是否符合“标准”要求；抽查质量体系文件是否经审批，是否有受控标识（抽数量不少于3个）；需要文件的部门和场所是否得到适用文件的有效版本；外来文件是否有识别标识并受到控制，是否发放到需要的部门和场所；文件更改控制的符合性；作废文件控制的符合性。
4.2.4记录的控制
审核到的“质量记录控制程序”及是否符合“标准”要求；抽查到的质量记录名称、保存期限，以及质量记录控制符合与不符合质量体系要求的客观证据。
5.1管理承诺
最高管理者如何作出管理承诺，包括：顾客要求，适用的法律法规要求、国家、行业标准，方针、目标、管理评审、资源保障。
5.2以顾客为关注焦点
最高管理者如何了解到顾客的要求，如何确保满足顾客的要求。
5.3质量方针
质量方针内容是否包括对满足要求和持续改进的承诺；制订的指导思想；如何贯彻实施；是否对适宜性进行定期评审。
5.4.1质量目标
质量目标是否分解，是否包括产品要求的内容，并可测量。
5.2.4质量管理体系策划
质量体系策划方案或质量体系建立工作计划；质量体系变更时是否策划，以保持质量体系的完整性。
5.5.1职责和权限
组织内各级人员的职责是否有明确规定，各级人员是否清楚这种规定。
5.5.2管理者代表
是否指定了管理者代表，管理者代表是否清楚自己的职责。
5.5.3内部沟通
为保证质量体系有效运行，组织采取哪些内部沟通方式，如：会议、简报等。
5.6管理评审
管理评审的时间间隔是否符合要求，管理评审的时间和主持者；管理评审的内容（评审输入）；管理评审提出的问题（评审输出）；对问题的原因分析，采取、实施的改进、纠正或预防措施及有效性证实（8.5.1、8.5.2、8.5.3）。
6.1资源的提供
组织为实施、保持和持续改进质量体系确定并提供哪些资源。
6.2人力资源（能力、意识和培训）
是否规定了从事影响产品质量工作人员的“资格、能力要求”；依据所规定的“能力要求”对人员进行了能力评定；对未满足能力要求的人员采取、实施了哪些措施（如培训等）；采取措施有效性评价的证据；抽查了哪些人员的培训记录或资格证书。
6.3基础设施
组织为保证产品符合要求，具备哪些设施、设备和支持性服务设施，并对其进行维护的客观证据。
6.4工作环境
为保证产品质量是否确定了工作环境的要求，对工作环境符合性实施了现场审核的客观证据。
7.1产品实现的策划
对产品、项目或合同是否进行了策划，策划结果的证据。
7.2.1与产品有关的要求的确定
组织采取了哪些方式以确定顾客的要求和适用的法律、法规要求，如：市场调研、走访顾客等。
7.2.2与产品有关的要求的评审
抽查了哪些顾客合同的评审记录（抽样量不少于3个，少于3个应说明原因），合同评审的日期和合同签订日期，参加评审者，评审内容；口头合同执行情况；合同变更的执行情况。
7.2.3顾客沟通
组织采取了哪些与顾客沟通的方式；组织在产品提供之前、提供之中、提供之后与顾客沟通的客观证据；将顾客反馈的质量信息为持续改进提供机会（8.5.1）。
7.3设计和开发
设计和开发策划、设计和开发评审、设计和开发验证、设计和开发确认、设计和开发更改的控制符合和不符合质量体系要求的客观证据。
7.4.1采购过程
是否制定了选择、评价和重新评价供方的准则，抽查了哪些供方的什么评价记录（抽样量不少于3个，少于3个应说明原因）
7.4.2采购信息
采购文件是否规定了产品的规格、型号、执行标准、质量要求等内容，组织如何保证采购文件所规定的要求是充分与适宜的。
7.4.3采购产品的验证
采购产品验证的执行情况。
7.5.1生产和服务提供
组织质量体系所覆盖产品生产过程所需的控制文件和实施过程控制的证据；使用的生产设备和设备的维护情况；现场使用的测量设备；关键过程控制情况；放行和内、外部交付活动实施的符合性及凯发一触即发的售后服务的实施情况。对28f类和有现场安装过
程的企业审核时，审核施工（安装）过程的记录应清楚地描述：施工现场的过程控制符合或不符合质量体系要求的客观证据，从审核记录中能清楚地看出审核员审核了施工（安装）现场。
7.5.2生产和服务提供过程的确认（特殊过程）
组织确认了哪些过程为特殊过程；特殊过程能力评定准则和进行了评价的客观证据（包括工艺、设备和操作者资格）；实施过程监控的客观证据。
7.5.3标识和可追溯性
在生产现场和库房审核该条款时，应记录审核到的产品名称、标识方法、标识内容等；以及采取了哪些可追溯性标识方法。
7.5.4顾客财产
如果组织没有顾客提供产品时，审核记录中在相关部门对该要素要有说明，如：“无顾客提供产品”，并在审核计划和审核报告矩阵表中有相应的安排和标识，不能漏审条款。
7.5.5产品防护
产品搬运、包装、贮存和交付过程中实施防护的客观证据。
7.6监视和测量装置的控制
检验、测量和试验设备控制符合与不符合质量体系要求的客观证据。
8.1测量、分析和改进-总则
为保证产品和质量体系符合性及持续改进的有效性进行策划的证实材料；采用了哪些统计技术。
8.2.1顾客满意
顾客反馈的质量信息或顾客满意调查表或市场调研证实材料等及对顾客满意度分析评价的证据和分析评价的频次和方法。利用分析结果为持续改进和采取预防措施提供机会（8.4、8.5.1、8.5.3）。
8.2.2内部审核
审核到的“内部审核控制程序”及是否符合“标准”要求；内审计划和实施内审记录，内审不合格报告，审核报告是否对质量体系运行的有效性进行了综合评价；审核员的独立性、公正性。对发现的不合格是否进行了原因分析，采取、实施了纠正和预防措施，并验证其实施效果。（8.5.2）。
8.2.3过程的监视和测量
对关键过程进行控制的客观证据，或主管（负责）部门对执行部门进行定期检查的客观证据，或实施工序审核的客观证据。
8.2.4产品的监视和测量
进货检验、过程检验、最终检验符合与不符合质量体系要求的客观证据包括：检验规范及编制依据、检验记录及对“规范”的符合性、检验员资格等。
8.3不合格品控制
审核到的“不合格品控制程序”及是否符合“标准”要求；不合格品控制符合与不符合要求的客观证据。
8.4数据分析
对顾客满意度、产品实现过程（包括进货检验、产品加工、过程检验、最终检验）所产生数据进行分析的客观证据，并利用数据分析结果为持续改进和采取预防措施提供机会（8.5.1、8.5.3）。
8.5.1持续改进
组织通过管理评审和数据分析等活动进行持续改进和有效性评价的客观证据；是否开展了质量改进活动及实施证据。
8.5.2纠正措施
审核到的“纠正措施控制程序”及是否符合“标准”要求；组织通过对不合格进行原因分析，采取、实施纠正措施并验证其有效行的客观证据。
8.5.3预防措施
审核到的“预防措施控制程序”及是否符合“标准”要求；组织通过管理评审或过程监控或数据分析等活动对潜在的不合格进行原因分析，采取、实施预防措施并验证其有效行的客观证据。
上述现场审核记录的填写要点，不是审查“记录”的唯一标准，编写的目的仅为参加质量管理体系审核的审核员提供参考，随着对iso9001：2000标准的深入理解和质量管理体系总部对现场审核记录的进一步要求，对现场审核记录应填写内容的要求将逐步完善。
篇3：物业公司质量管理记录程序
物业公司质量管理记录程序
1 目 的
规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2 范 围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。
3 职 责
3.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
3.2 管理部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制;负责服务质量检验报告的归档和管理。
4 定 义
无
5 程 序
5.1 记录包括：全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。
5.2 记录的标识和检索
5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、
内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。
5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。
5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。
5.3 记录的保存、保护
5.3.1 各部门的资料员必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地
方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。
5.3.2 管理部编制《质量记录清单》，将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。
5.4 记录借阅和复制
5.4.1 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填写《质量记录借阅登记表》。
5.4.2 企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。
5.5 记录的处置
5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。
5.5.2记录的收集保管部门应定期将收集的记录进行统计分析，从中识别各种改进的机会。
5.5.3记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，保管部门应填写《质量记录销毁登记表》，并经部门主管审批后销毁，但不得遗失。
5.5.4 各相关部门可根据工作需要提出对记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
6 相关文件
6.1 《文件控制程序》
7 附 件
7.1 fm42-2-01 《质量记录清单》
7.2 fm42-2-02 《质量记录借阅登记表》
7.3 fm42-2-03 《质量记录销毁登记表》