物业管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
为合同的订立、履行、保管提供指引，降低法律风险，规范公司及各部门的合同管理。
2.范围
适用于公司或公司某部门作为一方当事人的所有合同和合同管理的各个阶段。
3.职责
3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。
3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。
3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。
4.方法和过程控制
4.1合同的订立
4.1.1合同的订立应遵循以下原则：
4.1.1.1事前签订原则
所有合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行，不应未签合同即先行履行。
4.1.1.2合同审核原则
所有合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本，且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同，可作为本原则的例外。增加补充条款的，视为对合同条款的增加或者删减。
4.1.2合同内容
4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款：
a.当事人的名称或者姓名、住所、电话;
b.标的;
c.数量;
d.质量;
e.价款或者报酬;
f.履行期限、地点和方式：买卖合同以及其他涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。采购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年，以利于定期对其进行评估。
g.违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
h.解决争议的方法。
4.1.2.2根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：
a.工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款;
b.涉及知识产权(包括商业秘密)的合同，应有保密条款和权利归属的条款;
c.涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。
4.1.2.3合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务;客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。
4.1.3合同的草拟
4.1.3.1合同由经办人员负责草拟，公司已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。
4.1.3.2采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款，但必须履行合同报批手续。
4.1.3.3 政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
4.1.4合同的报批
4.1.4.1合同报批前，经办部门须对对方的主体资格、履约能力、资信情况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查，并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。
4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批，各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本。
4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同，审批程序可以有差异，但在合同范本有修改的情况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同，必须经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本，由总经理办公室存入"合同范本库"。所有涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。
4.1.4.4各管理处可以根据实际需要，对b类合同的范本动议更改，填写《文件更改申请表》由部门经理签署意见后报品质部和法律人员审核，总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。
4.1.5合同的签署
4.1.5.1 物业委托管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它采购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同，均以公司名义签订，加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订，加盖业务部门公章。
4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约，法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。
4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后，经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的，应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)签字，然后报公司总经理办公室盖章，未明确加盖公章的，应尽量盖合同专用章。
4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管，除非公司法定代表人或者总经理签字同意，否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。条件允许的，每件合同应保证公司拥有两份原件。
4.1.5.5部门对外签订合同必须由部门经理签约，如经理出差、假休原因应委托分管总经理助理签约，不允许向下授权。
4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客委托租赁协议，可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。
4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的，应避免我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。
4.2合同的履行
4.2.1合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行给予必要的协助。
4.2.2经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。
4.2.3合同订立后，因客观条件发生变化需变更合同内容，或者对方提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示，依照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。
4.2.4合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，需由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。
4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会公司相关部门，由公司相关部门协商并请示公司领导决定依法采取何种措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不可抗力)需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理审批手续，合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。
4.2.6.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会公司相关部门，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管应遵循下列原则
4.3.1.1及时归档原则;
4.3.1.2完整保存原件原则;
4.3.1.4便于查找原则。
4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容：
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同评审的相关记录;
4.3.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。
4.3.3合同保管部门
4.3.3.1公司业务部门在职权范围内，对以本部门名义签订的合同原件进行保管。
4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。
4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上，公司总经理办公室备份一份合同原件，业务部门保留一份影印件存档，其他由合同其他当事人和政府部门持有(具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定)。
4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要，可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。
4.3.4合同的归档
4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件及时妥善归档;并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交公司总经理办公室。
4.3.4.2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。
4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的所有合同，并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档，保证存档的合同内容完整，便于管理。
4.3.4.4所有合同均应永久保存。
4.3.5合同的使用登记
4.3.5.1合同在归档之后，公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请，并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅，须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。
4.3.5.2归还被调阅的合同时，合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，合同管理员应及时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。
4.3.6.2为研究和借鉴需要，绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时，由总经理办公室负责以电子文档形式存放，并设定访问权限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部门应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。
4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播(集团内各公司之间的交流除外)。
4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。
4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。
4.4.公司总经理办公室可根据公司合同管理的需要，会同相关职能部门就公司某类合同管理制定具体实施办法。
5.质量记录表格
**wy7.2.2-z02-f1 《合同登记表》
**wy4.2.3-z01-f5 《借阅登记表》
篇2：劳动合同管理程序
1.总则
1.1劳动合同是根据《中华人民共和国劳动法》和国家有关劳动法规的规定,由公司与转正员工在双方平等协商、一致同意的情况下为建立劳动关系而签定的劳动协议。为了加强对劳动合同的管理,特制定此项制度。
1.2劳动合同签订后作为人事档案进行管理。劳动合同属公司秘密级资料,由行政部指定专人按照公司保密制度进行。
1.3劳动合同的管理分为劳动合同的签订和劳动合同的解除。
2.劳动合同的签订
2.1公司劳动合同实行一年一签。
2.2劳动合同包含以下基本内容:
1)基本情况--合同双方的称呼,即企业名称和职工的姓名。
2)劳动合同期限--规定合同的有效期。
3)工作内容--员工的工作时间,岗位职责及应遵守的有关守则。
4)劳动保护和劳动条件
5)劳动(来自:www.pmceo.com)报酬
6)社会保险和福利待遇。
7)劳动纪律--规定员工如违背合同应受到的处罚措施及程序。
8)劳动合同变更、终止、续订和解除条件。
9)违反和解除劳动合同的责任。
10)签署:由员工亲笔签署,公司法定代表人签章,加盖公司公章。
11)律师见证:由律师见证后签字并加盖律师见证章。
2.3签订劳动合同的程序
2.3.1可使用公司格式劳动合同,双方须协商另立的条款可签订补充协议。
2.3.2正式签订劳动合同、补充协议及公司保密协议,双方签字盖章。
2.3.3律师加盖见证章。
3.劳动合同的解除
3.1劳动合同解除的条件
3.1.1自然解除:合同到期、签订合同人死亡或公司破产,自然解除。
3.1.2中途解除
3.1.2.1双方协商一致,可以提前解除劳动合同;
3.1.2.2员工主动提出辞职;
3.1.2.3员工在试用期间被证明不符合录用条件的;
3.1.2.4严重违反劳动纪律和公司规章制度的;
3.1.2.5严重失职、营私舞弊,给公司造成重大损害的;
3.1.2.6被依法追究刑事责任的;
3.1.2.7员工患病或非因工负伤,医疗期满后,不能从事原工作也不能从事公司另行安排的工作的;
3.1.2.8员工不能胜任工作,经过培训或调整岗位后仍不能胜任工作的;
3.1.2.9劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行,经双方协商不能就变更劳动合同达成协议的;
3.1.2.10甲方濒临破产进行法定整顿期间或者生产经营发生严重困难,符合国家有关规定确需裁减人员。
3.2员工有下列情形之一的,不准或暂时不准辞职。
3.2.1公司重要工作尚未处理完毕,须由该员工继续处理,或该员工辞职将对工作造成较大损失或不良影响的。
3.2.2由公司出资培训、进修或由公司负担学费参加业余学习,服务期限未满的。
3.2.3正在接受公司审查,有经济或其他问题上未做结论的。
3.2.4其他原因暂不宜辞职的。
3.3劳动合同解除程序
3.3.1员工自动辞职,必须提前半个月书面报告公司行政部,公司因工作事由与员工解除劳动合同,必须提前半月向被该员工发出书面通知。管理层人员须提前一个月。
3.3.2员工进行工作交接,管理人员和财务部门的所有人员在办理离职前应进行离任审计。
3.3.3员工填写员工离职清单,并由本部门负责人,公司领导签字。
3.3.4财务结算。员工解除劳动合同须结清所有财务往来帐目后结算工资,由公司提出解除劳动合同的已转正员工除支付员工工作期工资外,应每年多支付一月工资以作补偿,自动辞职员工和试用期员工不享受此款。
3.3.5填写劳动合同解除表。
3.4离任审计内容
3.4.1工作审计
3.4.1.1外联关系的交接。凡工作涉及的外联关系,包括联系人、凯发一触即发的联系方式、联系地址都应有所交接,对重要的外联关系进行引见。
3.4.1.2重要的工作文件的交接
3.4.2财务审计
3.4.2.1资金收支的审计
3.4.2.2资产管理的审计
3.4.2.3个人和公司债权债务的审计及清理
3.4.3离任审计小组
对需要进行离任审计的人员,由行政部、财务部、离职员工所在部门组成离任审计小组进行审计,在完成审计内容的工作后,由行政部确认方可办理离职手续。
篇3：合同管理标准作业程序
一、目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。
二、适用范围
适用于物业部所有合同的管理工作。
三、职责
1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档（员工劳动合同除外）。
3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。
四、程序要点
1、合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(1)对外提供服务的合同，包括以下几类：
①开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同；
②投标书；
③对外租赁合同；
④公司承诺提供的常规服务和管理；
⑤顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同；
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车合同；
⑦其他对外提供服务的合同。
(2)对外委托服务的合同，包括以下几类：
①采购合同；
②招标合同；
③劳动合同；
④公司委托顾客（供应商或其他受委托单位）进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同；
⑤其他须进行对外委托服务的合同。
2、合同的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性文件的规定和要求。
(3)规范合同和格式合同。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、合同的制定
(1)一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：
①标的；
②数量和质量（或工作内容）；
③价款或酬金；
④履约期限、地点方式及其他履约条件；
⑤合同终止条件；
⑥违约责任；
⑦专用合同约定的其他必要条款。
(2)各种合同若有合同范本，可依照全同范本填写或修改各项条款。
4、合同的评审
(1)评审权限：
①标的在10万元以下的合同，由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经理进行评审；
②标的在10~50万元的合同，由总经理组织有关人员进行评审；
③标的50万元以上的合同，由董事会进行评审。
(2)评审内容：
①对外提供服务合同的评审内容：
——公司的履约能力；
——顾客提供的价格；
——合同的风险；
——合同的条款是否明确；
——合同是否合法；
——合同的社会效益；
——其他需要评审的内容。
②对外委托服务合同的评审内容：
——分供方的履约能力；
——分供方提供的价格；
——分供方的信誉；
——分供方提供服务的凯发一触即发的售后服务；
——合同的条款是否明确；
——合同是否违法；
——合同的风险；
——合同履约监控能力；
——其他需要评审的内容。
5、合同的签署与生效
(1)合同经评审合格，由总经理签署。非书面的合同除外。
(2)经总经理签署的合同按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面合同均须加盖公司印章，合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的合同正式生效，需公证的合同，经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的合同原则上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的报公证机关一份备案。
6、合同的编号与归档
(1)书面合同统一进行编号，编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般情况下书面合同由公司行政部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档