为确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本内页管理方案。
一、资料或档案的收集与保存
首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。
二、资料或档案的整理与分类
所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。
1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。
2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。
3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。
4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。
5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。
6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。
7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。
三、资料或档案的归档
对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。
1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。
2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。
4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。
5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。
6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。
7.所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。
四、资料或档案的运用
工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。
五、业主档案的跟踪
当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。
六、过期资料或档案的销毁
对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。
篇2：设备制造有限公司管理标准:科技档案管理
设备制造有限公司管理标准
qg/ztc0102-1998
科技档案管理标准
1998-7-发布
1998-8-实施
集团制造有限公司
发布
科技档案管理标准qg/ztc0701-1998
1目的与适用范围
为了建立和健全科学技术档案工作，保证科技档案完整、正确、系统、安全和有效利用，完善日常技术管理工作，充分发挥科技档案在企业生产中的作用，特制订本标准。
本标准适用于本公司产品(包括设计、工艺、工装、标准)档案、基本建设档案及设备技术档案、科研、新产品档案、引进技术档案和科技照片等科技档案的管理工作。
职责和职权
2.1工程技术部科技档案室职责
2.1.1科技档案室是科技档案的归口管理部门
2.1.2科技档案室应对归档的科技档案及时进行分类、编目、登记、统计和其他必要的加工整理，并逐步运用现代化的科技档案管理手段。
2.1.3应为各单位充分利用科技档案创造一切条件。
2.2其他部门应将科技文件材料的形成、积累、整理和归档列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划，列入有关人员职责并形成制度，进行考核。
科技档案的收集、归档
3.1本公司科技档案以集中统一管理为原则，实行文书档案与科技档案分立管理的办法，由档案管理员对全公司的科技档案实施集中统一管理，不允许任何人长期保存科技文件资料。
3.2归档的科技资料必须经过审批签字手续，内容完整，字迹图形整齐清晰，图面符合要求。
3.3新产品在通过鉴定后的一个月内，负责产品设计的人员应将产品图样、设计文件、工艺文件及鉴定文件等整理齐全后向档案管理员办理交接、归档手续。
3.4一般设备、仪器仪表等资料应在安装竣工并验收合格后存档，重大专用设备、自制设备、精密设备和大型设备等必须在开箱当场清点后由档案管理员将随机文件收齐存档，如有需要可复制供给。
3.5所有引进技术资料(包括技术交流资料)均应由科技档案室统一存档、管理。
科技档案的整理
4.1资料归档后，档案管理员应立即进行整理、分类、存档、建卡、编写目录等工作。
4.2科技档案应按照科学管理方法进行分类，按类存放，便于检索和识别。
4.3底图应按成套产品保管，同时复印一份兰图组成卷册存档。
4.4客户的技术档案应按客户名称分类，单独存档，妥善保管，并做好保密工作。
4.5经系统整理的科技档案应达到以下要求：
4.5.1编制卷内目录和页号;
4.5.2兰图按a4折叠装订;
4.5.3底图尽量平放，a2以上的底图无法平放时，允许卷放，严禁折叠;
4.5.4字迹整齐，图面清晰，不准使用铅笔和圆珠笔书写。
5科技档案的借阅
5.1本公司员工因工作需要，可借阅一般性兰图档案，借阅时须办理借阅登记手续，且不得带出公司;只有一套的兰图档案，不得借出档案室。
5.2关键、重要和引进的技术档案，除直接负责该产品的技术人员可登记借阅外，一般不允许其他人员借阅，如有特殊需要，须经部门负责人批准。
5.3外单位人员一律不得借阅本公司资料，特殊情况须由来人持介绍信并经主管总经理批准，方可借阅，但仅限在科技档案室内查阅。
5.4借阅档案资料应当面点清，借阅者应妥善使用，负责安全保密，不得遗失，严禁涂改、乱画、抽页、撕裂、拆卷或擅自转借。
5.5借阅档案资料一般应在一周内归还，最长不得超过一个月，档案管理员应及时对过期未还者进行催办;档案资料归还时，档案管理员应当面点清、检查，对损坏资料者，管理员有权向有关主管人员请示处理意见。
5.6底图、底稿一般不得外借，当因设计更改或更新复制等原因必须外借时，应办理借阅登记手续，更改或复制后应及时归还。
5.7档案管理员必须对科技档案的完整、保密和安全负责，有权拒绝不符合规定的查档或借阅。
6科技档案的复制和发放
6.1生产需要的产品图样和设计、工艺等技术文件，由档案管理员按分发范围的规定，负责晒(复)印和分发到有关部门，并做好分发登记。
6.2有关部门应指定专人(兼职)负责档案资料的签收、保管、整理、装订、送存和返还等工作。
6.3外协加工用图，由外协单位填写复制申请单，由计划生产部负责人审批签字后，向档案管理员申请晒发，档案管理员应做好分发登记。
6.4非生产用复制图应办理申请手续，经审批后晒发，并加盖“参考”等专用章，当更改时不予调换。
6.5外单位需要的复印图应经主管总经理审批签字后方可复印。
6.6档案管理员应在分发的兰图上注明分发部门编号和分发日期。
6.7分发的复印图必须清晰，如有模糊不清，管理员应将其调换并及时销毁旧图。
7科技档案的保管
7.1科技档案的保管场所必须清洁、通风，做好防盗、防火、防潮、防晒、防霉和防蛀等工作，严禁烟火或堆放杂物。
7.2为确保档案的安全，兰图和底图应分开保管。
7.3档案管理员应定期对档案进行整理和检查，确保档案完整和安全，每年年底进行一次全面检查，确保帐、卡、图(文件)一致。
7.4档案管理员调动或离职时，应做好移交工作，在接收人核对并签字，完成移交手续后方可调动或离职。
附加说明
本标准由工程技术部科技档案室提出。
本标准由综合管理办公室归口管理。
本标准主要起草人白云龙。
篇3：教职工小区业主档案管理标准作业规程
教职工小区业主档案管理标准作业规程
1.0 目的
规范业主档案的保管与跟踪工作
2.0 适用范围
适用于物业服务中心客服部业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
物业服务中心客服部负责人负责监控业主档案的保管与跟踪工作。前台接待员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1《业主资料表》、《业主验房表》、(相关整改资料过程记录)
4.1.2经审核的《装修申请表》和相关图纸及装修施工资料。
4.1.3《物业管理服务协议》、《装修管理服务协议》。
4.1.4其它应保存的资料。
4.2业主档案的跟踪。
4.2.1当发现下列情况变化时，客服部物管员应将变化情况记录在业主档案中。
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
4.3业主档案永久保存。
4.4具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
4.5本规程执行情况作为客服部档案管理员绩效考评的依据之一。
5.0相关记录
5.1《业主档案目录》
篇4：某物业部档案管理标准作业程序
某物业部档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：w·y(英文缩写)。
(2)部门编号：
①办公室 ;
②财务部 ;
③事务处 ;
④工程处 ;
⑤护卫处 ;
(3)年份编号：引用年份序号-2000、20**、20**......。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003......。
(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类;
②财务类;
③公共事务类;
④保洁类;
⑤园林绿化类;
⑥机电维修类;
⑦经营类;
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
......
3、立卷与编制目录
(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：
①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
--物业行政部、人事部收文：※※※-*·z-收文;
--物业财务部报表：※※※-c·w-报表;
--物业部服务处业主档案：
※※※-※※※-f·w-业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处，并排列在档案柜中;
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内凯发一触即发首页位置准备活页《档案目录》;
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅;
②保证档案的安全;
③防止档案的损坏;
④采取修复技术，延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案;
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租赁和多种经营资料;
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员;
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号;
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询;
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通;
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
②机密档案包括：iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查(借)阅资格：
①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属管理处的档案，由管理处经理审批;属公司的档案，由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》
篇5：业主档案管理服务标准作业程序
业主档案管理服务标准作业程序
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业业主档案的保管与跟踪
三、职责
1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。
2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、业主档案的跟踪
(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：
①通讯电话联络方式发生变化时;
②业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。
5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。
6、业主档案应永久保存。
7、将各业主资料输入电脑进行管理。