小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员) -凯发一触即发

　　小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员)

　　1 制度

　　1.1文件资料的形成与归档

　　1.1.1资料的形成：

　　⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理;

　　⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。

　　1.1.2资料的归档：

　　⑴ 文件资料的归档范围

　　① 物业管理

　　a. 业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

　　b. 清洁卫生管理;

　　c. 绿化管理;

　　d. 值班记录;

　　e. 楼宇巡检记录;

　　f. 公共区域维修记录。

　　② 质量管理

　　a. 质量体系文件;

　　b. 质量管理资料。

　　③ 其他资料

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　　⑵ 归档要求

　　① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

　　② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

　　③ 归档的文件必须是原件。

　　④ 保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

　　档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

　　⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

　　⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。

　　⑦ 所有文件资料必须及时归档。

　　⑧ 有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。

　　1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

　　1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

　　1.2档案借阅

　　1.2.1 公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

　　1.2.2 文书档案只阅不借。

　　1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

　　1.2.4 服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

　　1.2.5 借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。

　　1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

　　1.2.7 调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

　　1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。

　　1.2.9 上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。

　　1.3档案管理人员职责

　　1.3.1 忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。

　　1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

　　1.3.3 及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。

　　1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

　　1.3.5 妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

　　1.3.6 定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

　　1.3.7 严守机密，确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

　　1.3.8 做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。

　　1.4 公司内外档案文件管理：

　　1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

　　1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

　　1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。

　　1.4.4 相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

　　1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。

　　1.5档案销毁

　　1.5.1 如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。

　　1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。

　　1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

　　2 规定

　　为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作

　　服务，特制定本规定。

　　2.1档案管理范围：

　　2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

　　2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

　　2.1.6公司领导讲话和年终总结;

　　2.1.7其他经济、外包合同;

　　2.1.8音像、图片资料;

　　2.1.9其他要求归档的重要文件。

　　2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

　　2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。

　　2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

　　2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：

　　2.5.1 办理登记手续，限期归还，不得带出公司;

　　2.5.2 爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案;

　　2.5.3 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

　　2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任;

　　2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;

　　2.5.6 调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。