学校物业行政办公室工作管理规定
一、公文管理规定
(一)总则
为加强公司公文管理，使之规范化、制度化、科学化，根据学校有关公文处理规定，结合公司实际特制定本办法。
1.公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
2.公司公文实行统一管理。公司各类公文统一由行政办公室负责签收、分办、处理、存档。公司领导不得直接受理公文。
3.各部门及有关人员，对公文中涉及国家、政府、学校、公司应保密的事项，必须严守秘密，不准随便向他人泄露。
4.公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用载体。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位主管领导根据文件内容确定。
5.公司发文的程序为：拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
6.公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
(二)草拟公文应注意以下事项：
1.内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2.反应情况要客观，实事求是。
3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次。
二、印信使用管理规定
(一)总则
为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均须报总经理批准，由行政办公室出具凯发一触即发的介绍信，各部门方可到正规的印章刻制店刻制。印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
(三)印章的启用
1.新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。
2.印章启用应事先发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用 公司各类印章必须有专人保管。
1.公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政人员保管。
2.各部门印章由各部门指定专人负责保管。
3.印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
4.印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带、不准委托他人代管。
5.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
(五)有下列情况，印章须停用：
1.机构变动或机构名称改变。
2.上级部门通知改变印章图样。
3.印章使用损坏。
4.印章遗失或被窃，声明作废。
(六)印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的等级档案。
三、印章的使用
(一)使用范围
1.凡属以公司名义对外、对内发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章。
2.凡属部门凯发一触即发的业务范围内加盖部门印章。
3.凡属合同类的用合同专用章。
4.凡属财务会计业务的用财务专用章。
(二)使用印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖章，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记薄，领导在该表签批。
(三)使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又无合适印章，可采用借章办法，借章在落款处加注“借印”、“代”字样。
(五)使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。
(六)严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免延误工作。
四、介绍信管理
(一)介绍信种类：存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)
(二)介绍信一般由行政办秘书负责保存。
(三)介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门负责人签字后行政办公室主任审批;重要事宜由分管领导审批。
(四)严禁开出空白介绍信。
五、附则
(一)未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
(二)本办法由行政办公室解释、补充，由公司总经理办公会议通过后颁布生效。
篇2：中学办公室财产管理规定
e中学办公室财产管理规定
(1)为了合理使用教育经费，各部门及员工除领取正常的办公用品外，其余一切物品由总务处严格保管，确实需要的物品必须经总务处批准,金额较大的物品必须请示学校主管校长批准。
(2)一切属于个人经管的办公桌,椅,橱,柜等物品必须一一登记在册,一式两份,本人与总务处各一份物品的增减要到总务签字登记,物品丢失损坏照价赔偿.
(3) 各部门(办公室)物品(空调,电脑,电话,电扇,门,窗等),采取集体承包原则,做到妥善保管和使用,正常损耗无法修复的要办理报废手续,经主管校长批准备案,如因保管或使用不妥造成损失的由直接责任人或集体承担.
(4) 学校每学期利用期末考试前要清查盘点一次,学校物资的收发、领退、消耗都要有记录,做到帐物相符.
篇3：办公室办公区域管理规定
办公区域管理规定
1.目的：
规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。
2.职责/权限：
行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件;办公室人员及财产安全的监管。
其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。
3.工作要求：
办公室职员工作纪律：
1.办公室人员须保持仪容仪表整洁，工作时间一律按规定着装。
2.文明礼貌待人，严禁大声喧哗。
3.室温25℃以上方可以开启空调，温度调节不得低于18℃(含)以下。
4.保持个人办公台面整洁。
5.做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。
6.原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。
7.非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。
8.在使用公共场所(会议室、洽淡室、阅览室、培训室等)完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。
9.除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。
10.接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公区域内接打私人电话。
11.上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。
12.公司内部*与会议，除特殊情况(需提前向会议主持人请假)外，皆须准时参加。
13.前台(前台文员/前台保安员)要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。
14.下午17：30-18：00，如遇加班,加班部门须将当晚加班名单提交行政人事部，行政人事部核准后交前台保安。
15.下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印/传真机、门窗等。
16.上班时间，公司内部通用性语言提倡普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。
办公室职员着装要求：
1.为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装。
2.办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。
3.头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁;女职员上班提倡化淡妆。
4.各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。
4.具体日常工作管理：
复印/传真机管理──
1.有复印/传真机部门安排专人负责复印/传真机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。
2.复印/传真机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印/传真机完全修好后方可作业。
3.行政人事部文秘人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
4.节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。
5.各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。
6.非公司人员严禁私自使用本公司复印/传真机，禁止帮非公司人员复印/打印文件资料。
7.行政人事部人员上下班时应检查复印/传真机的开关情况。
电话管理──
1.公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用外线长途电话要经部门负责人同意后方可使用。
2.正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。
3.公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。
4.电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。
5.接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理──
1.对于公司已给予电话费补助的管理人员(包括特殊职位人员)，其手机必须24小时开机。
2.管理人员休假时，其手机也必须正常开机;跨区域无网络的，须公布备用号码。
3.管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。
4.管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。
5.行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。
6.一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。
7.参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。
8.手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。
办公室职员接待访客技能与礼仪──
1.前台负责回答www.pmceo.com访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。
2.部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。
3.访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。
4.访客接待基本礼仪：
4.1客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。
4.2引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。
4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。
4.4在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座;如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。
4.5进入室内后，应请客人坐上位(离入口较远处)，并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门，挂上“访客中”字样的牌。
4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶)，饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。
4.7办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
前台管理──
1.前台为公司形象，由前台文员与前台保安员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。
2.为树立公司形象，前台保安应一律在大门旁站岗，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。
3.前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好!研成科技”或“研成科技，您好!”。
4.前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与前台保安打好招呼并尽快返回。
5.前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。
6.各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。
7.部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。
8.应聘人员由前台通知行政人事部招聘人员专职接待。
9.晚七点开始，所有进出办公室人员(经理级以下)，必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。
办公设施设备管理──
1.办公室设施/设备(单价在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部负责。
2.行政人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每月做一次盘点。
3.公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。
4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。
5.办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。
6.办公室布置一经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。
办公室卫生管理──
1.公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政人事部落实专人负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。
2.凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
3.各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4.各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫一次，安装地毯区域每周最后一个工作日下班前十分钟吸尘一次。
5.下班时带走所负责区域垃圾。
6.各工作场所内，严禁随地吐痰。
7.饮水机及周围必须保持清洁。
8.整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。
9.下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。
10.凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。
11.各工作场所须充分保持空气流通。
12.垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。
13.公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内，以便于取用。
公共区域清洁管理──
1.公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊(通道)、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。
2.办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。
3.走廊(通道)卫生包括：走廊(通道)地毯/地面/墙壁的清洁、走廊(通道)两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。
4.楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。
5.洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。
6.会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁(包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、会议桌、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等)。
保安管理──
1.为了保障公司和员工的财产安全，公司在宿舍、停车场和办公楼24小时设置保安服务。
2.保安每班需上8个小时，每天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00-8：00;
3.宿舍保安工作职责
3.1负责宿舍公司及员工的财产及人身安全保护。
3.2负责外来人员进出登记。
3.3负责公共区域的用水、用电的检查，防止“长明灯、长流水”出现，发现水电问题要及时报告处理。
3.4负责查房，主要检查：员工有无私自换房;员工有无私拿其它房间配置用品;员工有无私自留宿外来人员;房间有无私装大功率电器等等。
3.5负责宿舍防火、防盗等安全工作;
4.办公楼、停车场保安职责
4.1负责车辆进出登记，登记内容为进出时间、开车人、车牌号。
4.2巡视办公室保障办公室财产安全，巡视要求：白班为每半小时一次;晚班及节假日为每20分钟巡视一次。
4.3负责公司总部办公楼的防火、防盗工作。
5.保安工作期间要穿保安www.pmceo.com服，着装要整洁，服务态度要好。
6.若公司发生重大财产失窃，当值保安将立即予以开除;对没有按照以上要求履行职责的保安，行政人事部将给予记过处罚。
7.保安队长负责定期对保安进行业务技能、凯发一触即发的概况、基本礼仪等培训。