cm物业客服中心文件管理制度及规定
1制度
1.1 客服中心文员负责客服中心所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。
1.2 文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业主档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。
1.3 任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
1.4 秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离行政部。
1.5 员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目。
1.6 文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。
1.7 要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，
无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。
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1.8 文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。
1.9 文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。
1.10 文件分发传递必须做到及时、准确、安全。
1.11 各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。
2 规定
为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。
2.1 外部来文的有关规定：
⑴ 各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由行政部签收;
⑵ 对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递;
⑶ 外来文件原则上先送总经理阅批;
⑷ 根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅;
⑸ 根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理;
⑹ 承办过程中若有疑问，应及时请示，报告解决;
⑺ 文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文退回行政部处存档。
2.2 对外行文有关规定：
⑴ 部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件，均必须送总经理审阅后，方可外发。
⑵ 对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。
⑶ 对外行文，统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。
2.3 内部行文
2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单)，由各部起草，部门经理签阅。
2.3.2 公司内部文件(包括联络单)，由各部收集、存档和保管，必须保证完整性及连续性，以便备查。
2.4 不论外部行文或内部行文，一律由行政部、文员、内勤传递。
篇2：第一物业公司会所公开文件管理规定
第一物业公司会所公开文件管理规定
一、会所公开文件系指会所章程、开放项目、开放时间和收费标准，各类服务项目使用规定，会所举行活动之通知记录等。
二、会所公开文件由客户服务中心经理拟定，交由公司经营发展部审定。
三、文件须由客户服务中心经理签字后对外公开。
四、客户服务中心社区事务管理员负责文件的归档管理工作。
篇3：sc物业程序文件：数据分析管理规定
sc物业程序文件：数据分析管理规定
1.0目的
为了确定适宜的数据分析，并通过数据分析在物业管理服务中的应用，确保实现服务过程的有效控制，进一步改进和提高服务质量，特制定本规程。
2.0 适用范围
本规程适用于公司物业管理服务中数据分析的选定和使用。
3.0职责
3.1品质管理部对我公司的信息数据的收集、统计与分析和提出持续改进对策总负责;负责对各部门的指导与检查，组织实施本程序。
3.2部门的具体职责见下表1：
表1. 各部门职责分配表
序号 信息、数据收集内容 信息收集
责任部门 分析、评审和处置责任部门 纠正与预防措施实施部门
1 顾 客 满 意 度 客户服务部 品质管理部 项目
2 顾客反馈意见
(投诉与建议) 客户服务部 品质管理部 项目
3 不 合 格 项 部门/项目 品质管理部 部门/项目
4 现 场 服 务 中
物业服务失误 项目 项目 项目
5 质量管理内外审不合格项 品质管理部 品质管理部 部门/项目
6 文件质量抽查结果 品质管理部 品质管理部 品质管理部
7 顾客对我公司考察的
结果或反馈意见 客户服务部 品质管理部 项目
8 各部门和项目组反馈的关于资源方面的意见 部门/项目 品质管理部 品质管理部
9 竞争对手的相关信息 部门/项目 品质管理部 品质管理部
10 采购供方、施工供方的
相关信息 技术业务部 技术业务部 技术业务部
4.0程序要点
4.1总则
由各责任部门把信息数据收集齐全后，移交给品质管理部进行统计分析与评审和处置。
4.2 收集信息数据
4.2.1顾客满意度信息的收集在物业服务服务完成后，由客户服务部将《顾客满意度调查表》发放至业主，并负责追询、索回调查表。
4.2.2由于从各种渠道得到的顾客投诉与建议可能是零散的、性质各不相同的、且具有随机性，因此除对具体的投诉或建议须作出及时的、具体的处理外，还都须反映给品质管理部，由品质管理部负责按反映问题所涉及的项目分别做好初始记录。
4.2.3对于不合格项、质量管理内外审不合格项等其余各种信息数据的收集见表1所列，由各责任部门负责收集。
4.3 统计
4.3.1顾客满意度的统计每年进行一次，是对各物业服务项目使用《顾客满意度统计表》进行统计与计算。
4.3.2顾客反馈意见(投诉与建议)的统计在(某)项目完成后进行。
4.3.3不合格项的统计每年第四季度进行一次，首先各部门/项目把这一年完成的项目所发生的不合格项排列出，然后按项目归并，再填写《不合格项统计表》。
4.3.4其它各种信息与数据的统计每年第四季度由各责任部门进行。
4.4原因分析
4.4.1 对表1中序号为1～7的各条内容条目，由各责任部门依据统计的信息数据，找出所发现的主要问题、存在问题的部门和项目，分析存在问题发生的主要原因及其规律(必要时可采用排列图、因果图等统计技术)，制定改进工作的对策，并写出“质量分析报告”报技术管理部;技术管理部在年底根据各部门的“质量分析报告”再归纳总结，编制“质量分析报告”，报总工程师批准后在公司内公布。
4.4.2对表1中序号第8条内容条目，由品质管理部依据统计的信息进行分析，并写出“信息分析报告”，报经理审查后转交技术管理部。
4.4.3 对表1中序号为9～10的各条内容条目，由品质管理部依据统计的数据或对统计的信息分类与归纳。其分析结果应提供以下内容：
a)顾客满意;
b)与产品要求的符合性;
c)过程和产品的特性及趋势，包括采取预防措施的机会;
d)供方。
报经理审查后转交品质管理部。
4.5纠正预防措施
技术管理部根据分析结果制定纠正和预防措施，防止不合格的发生和再发生。
5.0相关支持性文件
《纠正和预防措施程序》
6.0 相关记录
《不合格项统计表》
《顾客满意度调查表》
篇4：sy物业文件管理规定
sy物业文件管理规定
1.0目的
为加强公司文书、档案管理工作，有效地保护和利用文书、档案，维护公司合法权益。
2.0适用范围
公司及各个物业管理项目文件管理
3.0方法与过程控制
3.1 本规定所称的文书、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;和各种收发文件等。
3.2公司及各部门、员工有保护文书、档案的义务。
3.3文书、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。
3.4公司各部门指定专人负责文书、档案管理工作(即文件管理员)。指定文件管理员经人事行政部培训后，按文书的收发、登记、印制、传阅、保管、立卷、归档等相关要求严格遵守各项操作制度，以保证文书的运转速度和运转质量。在运转中，凡机密以上密级的文件，应根据规定严格控制接触范围，防止失密泄密。来源：考试大的美女编辑们
3.5人事行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
3.6整理办法：根据文书、档案的性质、内容、种类、密级等分门别类地进行管理，以问题特征为主，立小卷，一事一卷。当年立前一年的卷，并预立当年的卷;立卷时按不同价值把保管期限分为永久、长期、短期。
3.7属于公司保管的档案：公司综合部及各部门的文件管理员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人事行政部保管，任何人不得据为己有。
3.8属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报综合部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人事行政部。
3.9在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。本文来源:考试大网
3.10受控文件和资料的相关规定，按《文件和资料管理程序》执行。质量记录的相关规定按《质量记录管理程序》执行。
3.11 监督：综合部人事行政专员根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
3.12 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
3.13借阅：因工作需要借阅文档的，应按《文书、档案借阅管理规定》处理。
3.14 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。公司所有有 价值的文件、报表、业务记录等必须备份。备份盘与源盘应分开存放。
篇5：pm集团文件立卷归档规定
pm集团文件立卷归档规定
一、文件材料的归档要求
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件必须准确地反映本单位工作活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附有拟稿纸。
5、归档的文件材料书写必须使用墨汁，碳素或蓝黑墨水。
6、工作中形成的各类文件材料(含照片，磁带，录音，录像等)，由各部门兼职档案员负责积累，整理后交行政管理部归档。
7、本公司工作人员外出学习，考察和参加各种会议收集获得的文件材料应及时向本部门兼职档案员移交。
二、文件材料的归档范围
凡是反映本公司工作活动，具有考查利用价值的公文、书信、簿册、图表、照片、录音、录像等文件材料，均属归档范围。行政管理部归档内容如下：
1、上级来文：指与本公司有直接关系的决定、规定、批复。
2、日常行政事务的规定、决定、制度、细则、通知、通报、章程。
3、本公司向上级机关上报的各种请示、报告及批复。
4、本公司年度工作计划、总结、长远规划。
5、本公司编制的重要汇报及综合报告。
6、大事记、重要的会议记录、纪要、组织沿革、凯发一触即发的概况。
7、本公司机构设置、调整、撤消、更改的有关请示、报告、决定和批复。
8、本公司收到的表彰、贺信及题词。
9、本公司各类奖惩决定。
10、本公司重要的专题活动计划、总结等。
11、本公司安全生产计划、总结及安全检查的有关材料。
三、各部门、各项目部文件管理
1、文件指公司下发的红头文件、会议纪要、办公室通知、oa系统通知、公司领导批示批复等。
2、以上文件要指定专人保管，不得缺少。
3、通过oa系统传送的通知，各单位、部门需打印一份交负责人签署意见并在传达后存档。
4、各单位、部门在工作时间必须将oa系统打开并不得关闭，因故不能使用的必须在第一时间通知办公室，不通知的视为系统正常。办公室通过此系统传送的通知不再另行电话通知。
5、办公室不定期对以上规定的内容进行抽查，每缺少一份文件扣负责人50元。